Deja este al doilea an la rând când organizăm evenimente offline exclusiv pentru membrii Comunității Copyprenor, iar sâmbătă urmează să aibă loc încă unul. Cu ocazia aceasta am decis să abordăm acest subiect printr-un articol marca Magic Copywriting.

Și pentru că vreau să îți arăt din culise, o să îți spun cum să organizezi un eveniment offline și cum să îl promovezi cu succes în online. 

Pentru că dacă lumea te știe din online, acolo trebuie să faci ”gălăgie” pentru a aduna cât mai multe beneficii. 

Din 2021 până acum am adunat câteva evenimente în portofoliu. 😀 Menționez tabara de copywriting din 2021, întâlnirea anuală a copyprenorilor din 2022, bootcampul de la Sibiu din 2023 și evenimentul din decembrie 2023, respectiv Congresul Comunității Copyprenor 3xC (întâlnirea anuală).

Dar după ce am avut o sesiune în comunitate cu Vlad Gafencu aka Ideaticu, dar mai ales copyprenor cu acte în regulă, am decis să documentez aici procesul și pentru tine.

Dacă vrei să vezi cum a organizat Vlad un eveniment sold out, folosind și ce a învățat în Copyprenor, apasă play mai jos:

Altfel, hai să facem o trecere în revistă a principalilor pași. 

De unde începi cu organizarea unui eveniment?

1. Definește obiectivele și publicul țintă

Începe cu definirea obiectivului. Stabilește obiectivele clare ale evenimentului. Acestea ar putea fi legate de awareness cu privire la brand, valorile lui și serviciile pe care le propui. Poate vrei generare de lead-uri sau să îți consolidezi relațiile cu clienții existenți. Poate vrei să vinzi toate biletele pe care le-ai pus în vânzare așa cum a făcut Vlad, care chiar a trebuit să suplimenteze numărul de bilete.

 Ideea aici e să alegi din start dacă faci un eveniment ca să câștigi bani sau dacă vrei să-l faci ca să generezi awareness.

Pentru awareness, costul pentru participarea la eveniment ar trebui să fie accesibil pentru fiecare participant și accentul să îl pui pe conectare. Eu din start mi-am asumat ca nu vreau evenimente pentru bani și dacă recuperez suma e suficient.

Am dat mai multe exemple pentru că pe cât de diferite ne sunt produsele/serviciile, pe atât de diferite ne sunt și obiectivele. Însă e foarte important să pleci la drum cu ele în gând.

Și mai bine – gândește-te la un obiectiv principal și la celelalte ca la obiective secundare și lucrează în paralel astfel încât să obții maximul din experiența pe care o organizezi. 

Cel mai important eveniment al anului trecut a fost Congresul Comunității Copyprenor (3xC). Anul acesta plănuim să îl facem și mai mare. 

Însă, deși scopul principal a fost să ne întâlnim fizic cât mai mulți copyprenori din comunitate și să facem din asta o tradiție anuală, îți voi arăta cum ne-am folosit de eveniment pentru a crea awareness și vizibilitate, dar și dorință și ceva vânzări ca efect secundar. 

Identifică publicul țintă și creează un mesaj relevant pentru aceștia. Bineînțeles că faci un eveniment pentru un anumit tip de public. Însă e important să nu îi pierzi din vedere nici pe …aspiranți. Cei care te știu de ceva timp din online, rezonează cu valorile brandului tău, dar care încă au nevoie să se convingă. La fel se întâmplă și cu publicul rece, în ochii căruia e posibil să ajungi pentru prima dată.

Pentru Congres am avut în vedere să creăm o experiență deosebită pentru cei din comunitatea Copyprenor, era un eveniment dedicat exclusiv lor. 

Dar asta nu înseamnă că nu am deschis fereastra să se poată uita și doritorii. Și să folosim această ocazie și pentru a da câteva locuri în ediția Copyprenor ce urma să înceapă. Cum?

Creând mesaje specifice pentru fiecare tip de public (cald/rece), expuse în diferite formate – de la reclame, bannere, landing page până la postări relevante legate de această temă. 

Dar hai să o luăm strategic, pentru că strategia e cheia. Iar tu poți crea un eveniment și pentru publicul larg.

2. Alege locul și data în care se va desfășura evenimentul

Să organizezi și să promovezi un eveniment offline implică mult mai mult decât stabilirea unei date potrivite și rezervarea unui spațiu, dar totul începe de aici.

Locul pe care îl alegi trebuie să fie potrivit cu tema evenimentului, să se potrivească și din punct de vedere al capacității de locuri de care vrei să dispui, să aibă o semnificație aparte (dacă e cazul), sau să fie un loc unde oamenii să se simtă tentați să vină. 

Vlad a ales Ateneul Național din Iași, pentru evenimentul său, noi am ales Poiana Brașov pentru weekend-ul dedicat evenimentului nostru. Considerentele în baza în cărora am făcut alegerile au fost, bineînțeles, diferite. Ateneul este un loc cu rezonanță istorică, o clădire impunătoare care se preta genului de eveniment aniversar pe care l-a propus Vlad. Pe de altă parte, noi am ales un loc unde lumea să se poată destinde, printre altele.

Alege o dată convenabilă pentru publicul țintă și o dată relevantă pentru tine. Plecând de la ideea de unire, am ales ca evenimentul nostru să se întâmple în jurul datei de 1 decembrie, profitând și de weekend-ul prelungit de care beneficiază cei mai mulți dintre noi. În cazul lui Vlad, data a fost aleasă ținând cont de aniversarea podcastului acestuia – Ideaticu. 

3. Creează un plan pentru tot

Estimează un buget și fă o simulare de costuri 

Totul costă. Și ca să te coste mai puțin timp și mai puțină bătaie de cap, începi și calculează din start care vor fi investițiile, costurile dar și ce încasări vrei să generezi. Asigură-te că incluzi tot, pentru a nu fi surprins de cheltuieli neprevăzute. Din propria experiență, am văzut că atunci când intri în frenezia evenimentului, ești tentat fie să faci cheltuieli suplimentare care nu își au întotdeauna rostul, fie să aloci un buget mai mic pentru lucruri aparent neimportante, dar care fac diferența în ochii participanților. 

Materialele personalizate sunt și ele parte din atmosfera pe care vrei să o creezi în cadrul evenimentului, bugetul alocat promovării online are un loc important, cadourile pentru invitați și public de asemenea. Totuși, păstrează un echilibru. Pentru evenimentul nostru de anul trecut am făcut investiții în toate acestea, iar rezultatele au fost pe măsură. 

Gândește conceptul evenimentului cap-coadă. Noi nu eram la primul eveniment de acest gen. Dar era primul de o asemenea anvergură. Și a ajutat faptul că am avut un schelet pe care am putut lucra. Să pleci de la ceva ce deja ai testat și a funcționat la scară mai mică, e cel mai bun punct de plecare. 

Apoi, crează o strategie de promovare a evenimentului. Evenimentul tău, indiferent de obiectivele pe care le ai, are nevoie să fie adus în fața ochilor participanților și a publicului larg.

Folosește-te de cât mai multe de canale de marketing –  social media, email marketing, publicitate online și offline pentru a-ți promova evenimentul. Creează materiale atractive  – site, landing page, emailuri, postări pe rețelele sociale, reclame, video-uri, afișe sau bannere etc. Construiește pas cu pas campania de promovare de la momentul early bird până la ultimele ore în care poți vinde sau promova înscrierea la eveniment. Și stabilește un timp suficient de lung ca să o poți derula așa cum merită.

Gândește-te pe cine vei invita. Atrage speakeri influenți sau experți în domeniul tău pentru a crește atractivitatea evenimentului. Identifică și colaborează cu parteneri care pot sprijini promovarea și organizarea evenimentului.

În cazul nostru, au fost speakeri din America Latină, oameni foarte bine pregătiți și cu o 

viziune nouă. Și Vlad a ales 3 invitați din sfere cu totul diferite pentru a atrage mai multe categorii de public. Alegerea invitaților lui a fost bazată pe vizibilitatea și popularitatea pe care aceștia o au în mediul online, dar mai ales în funcție de impactul pe care aceștia l-au avut asupra celor care urmăresc de mult timp podcastul său. 

4. Oferă o experiență de neuitat

Stabilește cum și în ce formă oferi valoare în cadrul evenimentului. Sunt multe lucruri de pus la punct, însă acesta e unul de care trebuie să ții cont, pentru că e ceea ce pune evenimentul creat de tine în calendarul celor pe care îi vrei ca parte din el – fie că vorbim de participanți, fie că vorbim de speakeri. Creează un program bine structurat și variat, care să ofere valoare adăugată participanților. Pentru fiecare dintre ei trebuie să fie un win-win situation.

Pune accent pe ceea ce te diferențiază. Încă un eveniment în marea de evenimente care se tot desfășoară? Nici gând! Al tău e unic și trebuie să faci clar pentru toată lumea de ce e așa. La noi a fost vorba de o întâlnire anuală a copyprenorilor (o unică șansă pe an ca aceștia să se întâlnească într-un astfel de format), iar conceptul lui Vlad a fost unul de real life podcast – concept unic în zona Moldovei.Oferă, deci, oportunități pentru networking și interacțiune între participanți și speakeri.

5. Treci la acțiune 

Și când zic asta, mă refer la promovare, înscrieri și vânzare. Ai toate datele de mai sus, acum trebuie să alcătuiești puzzle-ul. Dacă varianta de acces la evenimentul tău este prin achiziționarea de bilete (așa cum a fost în cazul lui Vlad), gândește vânzarea lor în loturi. Pune un preț de early bird, de care să beneficieze cei care își manifestă primii intenția de a participa și fac primele acțiuni în direcția aceasta. 

Stabilește un preț mai mare decât primul, pe care îl vei folosi pe toată durata campaniei și asigură-ți un lot de bilete pe care îl poți folosi cu preț promoțional/preferențial în funcție de publicul pe care îl targetezi sau în funcție de diferite contexte în care o reducere ar atrage clienții pe durata campaniei. Totuși, prețul redus ar trebui să ajungă la cel al unui bilet vândut în perioada early bird.

Apoi, toate materialele de promovare, toate formele și conținutul lor trebuie să cont de publicul căruia se adresează. În plus, folosește-te de multichannel, ca să te asiguri că ajungi la un public cât mai numeros.

Stabilește perioada de teasing (nu mai mult de o lună) și gândește-te la un moment declanșator potrivit.

Anunțul nostru a fost legat de finalul unei ediții a programului Copyprenor, când dorința de conectare live a participanților devenea tot mai mare datorită conexiunilor create de-a lungul săptămânilor petrecute împreună online. Iar Vlad a anunțat (cu 4 luni înainte), de ziua mondială a sănătății mintale, că se pregătește să lanseze un concept care ”să te scoată din minți”, să te aducă din online în real life și să genereze emoții.

Și de aici începe! Pregătești supriza pe care o dezvălui. (poate fi vorba de numele invitaților).

După perioada de teasing, rămâi în contact cu oamenii care și-au manifestat interesul. Lor le poți comunica, cu prioritate, detalii legate de eveniment. 

Conținut pe care îl oferi în perioada campaniei se poate baza pe storytelling, anticipație, articole de blog, comunicate de presă, testimoniale (scrise și video), conținut legat de beneficii.

Folosește-te în etapa aceasta și de promovare prin intermediul partenerilor și coduri de reducere oferite unei anumite categorii de public.

Creează o emoție specifică în jurul evenimentului tău și ajută ca emoția să devină virală.

6. Gestionează promovarea chiar și timpul evenimentului 

A sosit momentul evenimentului. Dar treaba ta, în anumite privințe, de abia acum începe. Și mă refer la modul în care faci promovarea evenimentului în timp real. Pentru că despre evenimentul tău încă trebuie să vorbești chiar și când se derulează. Oamenii sunt foarte atrași de ideea de a ”trage cu ochiul”, mai ales dacă nu am reușit sau nu au fost convinși să se alăture de data aceasta. 

Folosește platforme online sau aplicații pentru a gestiona înregistrările sau transmisiile live (dacă optezi pentru varianta aceasta). 

Încurajează participanții  să promoveze evenimentul în timp real. Îți amintești de materialele de care am menționat la punctul 3. Ei bine, acum e vremea lor! Dacă oferi materiale personalizate, pregătești un colț fain pentru făcut poze, te folosești de hashtaguri specifice evenimentului, coduri QR și alte asemenea…acum își vor face treaba. A funcționat la noi și va funcționa și la tine. Acum, în timp ce scriu, tocmai mi-au mai venit niște idei noi. 

7. Evaluează și urmărește rezultatele

Asta e ceea ce ai de făcut în tot procesul, în fiecare etapă. Pentru că în fiecare etapă a promovării urmărești anumite lucruri și pentru că poți îmbunătăți doar ceea ce monitorizezi. Când vine vorba de bugetul pe care îl aloci pentru reclame, de exemplu, e important să evaluezi în timp real ce funcționează și ce nu, când e indicat să plusezi, când ar trebui să schimbi puțin lucrurile, astfel încât să mergi cât mai țintit spre obiectivul pe care ți l-ai propus. 

De asemenea, indiferent de volumul de materiale pe care l-ai pregătit pentru promovare, indicat e să iei pulsul și să adaptezi din mers lucrurile. Vlad a menționat faptul că a folosit doar 60% din tot ce pregătise la nivel de strategie pentru acest eveniment. Însă acesta e un caz fericit, pentru că el a reușit să pună ștampila de SOLD OUT pe evenimentul lui cu o lună înainte ca acesta să aibă loc. Însă ține cont că, în anumite situații, e posibil să fie nevoie să faci eforturi suplimentare. Poți să te gândești să aloci cea mai mare parte din buget pentru finalul de campaniei ca să poți recupera.

Când totul se încheie, colectează feedback de la participanți pentru a înțelege ce a funcționat bine și ce poate fi îmbunătățit pentru viitoarele evenimente. Măsoară rezultatele în raport cu obiectivele stabilite inițial și identifică oportunități de îmbunătățire pentru viitor. Și acesta e cel mai prețios sfat pe care pot să ți-l dau. 

Iar Vlad, după experiența evenimentului organizat de el, a concluzionat că nu exista rețetă pentru nimic, dar că în promovarea online a evenimentului tău trebuie să pornești bazându-te pe experiență, cunoștințele și principiile de copywriting pe care le ai, energie și…intuiție.

”Succesul dansează de mână cu frica.” – spune el. Și știu că are dreptate.

Iar eu zic că cine riscă, bea șampanie. 

Pentru că tot ce ți-am scris a stat la baza a două evenimente foarte diferite, dar ambele de succes. Și tu poți crea o experiență memorabilă pentru participanții de la evenimentele tale și poți obține rezultate bune pentru afacerea ta sau pentru comunitatea ta, dacă te ghidezi după acest material.

Iar noi, chiar acum punem la punct ultimele detalii pentru evenimentul offline pe care îl organizăm la finalul săptămânii în cadrul comunității. Abia îl aștept! 😀

Pentru publicul larg, însă, pregătim ceva în luna mai. Deci stai cu ochii pe noi!